Case Study & Column

Case Study

2021. 6.28 Updated

分散集合/リモート複合型
オンライン入社式

イベント概要

メイン会場:8名 サテライト会場:6拠点100名 オンライン視聴:25名
配信システム:Zoom

メイン会場を含め全7拠点を繋いだ分散集合/リモート複合型のオンライン入社式をプロデュース。昨年内製にて開催した内定式での課題が、オンライン上での新入社員の1人1人の表情の見え方、音声トラブル等の防止であった為、弊社の現地テクニカルスタッフによるサポート体制とバックアップ体制で臨むと共に、利用するオンラインツールの機能・特性を徹底検証し、主催者要望に対する解決策を提案した。

具体的取組み

メイン課題であったオンライン上での1人1人の表情の見え方については、参加者の表情が確認できる25人の画面表示を採用し、カテゴリー別に区分。また、誰がいないかを一目で管理できるように、通し番号、新卒・中途等区分を示す記号、配属エリア入力によるログインとした。

その他、代表者の挨拶時には、ZOOMのスポットライト機能を活用し、フォーカス。拠点毎に分かれての辞令交付式では、グループアウトセッション機能を活用し、各ルームへ誘導。何分で移動出来るかを事前に検証し、運営計画に反映させた。

Zoomを使ってどこまで主催者要望を実現できるか?リアルイベントの体験をオンライン上で再現できるか?を実践したイベントとなった。また、弊社の全国拠点テクニカルスタッフを活用することで、主催者のイベントコスト低減にも繋がった。

お客様の声(入社式ご担当者様より)

当社複数拠点に分散集合の上、それらをオンラインで結ぶ「入社式」開催にあたり、昨年10月、内製で開催した同様のオンライン内定式での反省を踏まえ、「数十名の新入社員それぞれの表情をできるだけ鮮明に参加者に届けたい」等、多くの要望に一つ一つきめ細かくご対応いただきました。
運営にあたっては造形・映像音響設備や運営スタッフだけでなく、生花や参加者に配布するイヤフォンに至るまで幅広くワンストップで提供いただくとともに、オンラインツールの利用においても十分検証・テストを行い、当社の「やりたいこと」と「ツール仕様」のギャップを埋めるご提案を頂きました。
おかげさまで検討開始時の「無事開催できるか?」という不安がいつしか「必ず成功裏に開催できる」という自信に変わって行きました。プランニングインターナショナルさんに相談して本当に良かったと思っています。この度はありがとうございました。

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